Guía completa de contabilidad: conceptos básicos para tu empresa

Guía completa de contabilidad: conceptos básicos para tu empresa

HUBSPOT.ES.-  Mientras que una experiencia de ventas de servicios o productos intangibles puede ser fácil de manejar sin un proceso estricto de contabilidad y registro, las cosas cambian cuando tienes un negocio que vende productos físicos.

Incluso cuando se trata de servicios, llevar a cabo un proceso formal de contabilidad te servirá para mejorar la productividad y el desarrollo de tu empresa. Pero para ello hay que entender todos los conceptos básicos de la contabilidad.

Tal vez tu negocio no tenga nada que ver con los números (y quizá sean tu dolor de cabeza), pero como emprendedor o especialista en marketing no puedes pasar por alto este aspecto de la administración de tu empresa y mucho menos aquellos asuntos que se relacionan también con el ámbito legal.

Tendrás que aprender los rudimentos básicos de contaduría. Aunque al principio pueda parecerte complicado, con el tiempo verás que no lo es tanto. Te sentirás mucho mejor cuando logres entender procesos cruciales de tu negocio y hayas aprendido a utilizar ciertas herramientas que mejorarán la toma de decisiones para tu empresa.

Por eso hemos escrito esta guía para facilitar la comprensión del tema. Verás que después de leerla te sentirás preparado para hacerte cargo de los procesos contables de tu negocio o que podrás encontrar más fácilmente a alguien que sea capaz de realizar la labor.

Sabemos que el proceso de comprensión de estos temas puede llevarte bastante tiempo, por eso te recomendamos añadir esta página a tu sitio de marcadores o favoritos para que puedas leer con calma cada una de las secciones y todos los conceptos te queden completamente claros.

La contabilidad empresarial es el proceso de registrar, analizar e interpretar de manera sistemática la información financiera de tu negocio. Los dueños de las empresas utilizan la contabilidad para rastrear las operaciones financieras, cumplir sus obligaciones legales y tomar mejores decisiones de negocio.

¿Por qué importa la contabilidad?

Si tienes a un profesional de la contabilidad a cargo de este aspecto de tu empresa, tal vez estés pensando que no tiene mucho sentido que tú la conozcas. Lo cierto es que tener conocimientos sobre contabilidad sin duda generará un cambio positivo en tu negocio a largo plazo.

El motivo principal por el que debes interesarte en conocer, aunque sea los conceptos básicos de la contabilidad, tiene que ver con que esta información te permitirá mejorar la gestión y administración de tus recursos económicos y humanos.

Y aunque sabemos que esta guía no es un curso de contabilidad ni te convertirá en un profesional contable, sin duda la información que te presentaremos tendrá efectos positivos a corto, mediano y largo plazo. También cuando quieras invertir en el desarrollo de tu empresa sin duda encontrarás con mayor facilidad el momento adecuado y emprenderás con mayor certeza.

Objetivos de la contabilidad

Ahora bien, el objetivo principal de la contabilidad empresarial (más allá del beneficio que puede darte como emprendedor) tiene que ver con mejorar la gestión de tus recursos económicos, humanos, materiales e intangibles. Así como llevar un registro claro de todas las transacciones que realiza tu empresa a lo largo de su actividad comercial: desde inversiones hasta alianzas, compras, beneficios y ganancias.

En términos más explícitos, la contabilidad empresarial busca:

  • Establecer un sistema ordenado y sistemático del ámbito contable.
  • Llevar un registro puntual de los movimientos económicos y financieros.
  • Ser capaz de brindar información financiera certera.
  • Facilitar la consulta de cualquier transacción o movimiento.
  • Analizar la eficacia de los movimientos y estrategias financieras llevados a cabo.
  • Clasificar las operaciones y movimientos financieros y económicos.
  • Realizar estimaciones predictivas sobre el flujo o estancamiento monetario.

Documentos básicos de la contabilidad empresarial

Independientemente de quién gestione la contabilidad de tu empresa, es importante que entiendas los elementos básicos de esta rama. Si puedes leer y preparar los documentos básicos que te presentaremos a continuación, entenderás mejor el rendimiento de tu negocio y su salud financiera. Como resultado podrás tener buen control de tu negocio y tomar mejores decisiones a nivel financiero.

  • Estado de ingresos: permite que conozcas el rendimiento de tu empresa y también te hace consciente de la cantidad de dinero que tu negocio ha perdido o ganado.
  • Hoja de balance: es una perspectiva panorámica del estado financiero de tu empresa en un momento determinado. Una hoja de balance te permitirá conocer y nombrar las ganancias retenidas, o la suma de rendimiento que has reinvertido en tu negocio más allá de haberla distribuido entre tus inversores.
  • Estados de pérdidas y ganancias: es una vista general de las ganancias y gastos que ha tenido tu negocio durante un periodo determinado: mensual, trimestral o anual. Dependiendo de la zona geográfica, este cálculo también ser verá en tu Anexo fiscal C.
  • Estado de caja de flujo: analiza las actividades operativas, financieras y de inversión de tu empresa. También muestra cómo y cuándo estás recibiendo y gastando efectivo.
  • Reconciliación bancaria: compara los gastos de efectivo con los estados generales de tu cuenta bancaria empresarial y te ayuda a mantener un registro consistente de tu negocio. Es también el documento que necesitarás para reconciliar tu libro de balance con tu saldo bancario en efectivo.

Independientemente de si trabajas con un profesional contable, los cálculos y documentos que te acabamos de presentar te darán un panorama general y te ayudarán a entender mejor los números de rendimiento de tu empresa.

Tipos de contabilidad

Ahora que conoces estos elementos básicos de la contabilidad empresarial, podemos pasar a contarte sobre los tres tipos principales de contabilidad en el rubro de la contabilidad empresarial:

  • Contabilidad financiera
  • Contabilidad fiscal
  • Contabilidad administrativa

Te explicamos a detalle a continuación en qué consiste cada tipo de contabilidad.

Contabilidad financiera

Registra datos cuantitativos de manera estructurada y crea dos documentos principales, mediante los cuales las instituciones bancarias o inversores interesados se enteran del estado financiero de la empresa en cuestión: balance de situación u hoja de balance y estado de pérdidas y ganancias.

Contabilidad fiscal

Es la contabilidad que se encarga de compilar y preparar la información necesaria para que una empresa o negocio cumpla con las obligaciones o tributos fiscales. Para este tipo de contabilidad es necesario conocer los requisitos fiscales que cada legislación requiera. Las obligaciones fiscales en distintos países pueden variar en cuanto a tasas, porcentajes y otros aspectos que se definen de acuerdo con el marco legal que cada contexto propone para las empresas.

Contabilidad administrativa

Este es el tipo de contabilidad que se encarga de analizar las transacciones y cifras de una empresa para mejorar el rendimiento y desarrollo. Algunos consideran que maneja la misma información que la contabilidad financiera, pero que lo hace a nivel interno, es decir, los datos que registra y analiza tienen uso dentro de la empresa.

Aunque parte de esta afirmación es cierta, en realidad la contabilidad administrativa considera muchos datos más que la contabilidad financiera, justamente porque hay ciertos números que los actores externos en una empresa no pueden conocer. La información que se proporciona en esta contabilidad es de suma utilidad para llevar a cabo procesos de toma de decisiones más atinados.

Términos básicos de contabilidad empresarial

A continuación te presentamos quince términos que te ayudarán a consolidar las bases para que tengas una buena noción general de la contabilidad en tu empresa. Tal vez muchos de ellos no se utilicen todavía en tu negocio, pero es importante que tengas un panorama general de la contabilidad en caso de que tu empresa se expanda o incursione en otros mercados.

1. Cuentas por cobrar y cuentas por pagar

Las cuentas por cobrar son el efectivo que la gente te debe por los productos o servicios que ofreces. Se considera como un activo en la hoja de balance. Las cuentas por pagar, por su parte, son el dinero que le debes a otros y se considera un pasivo dentro de tu hoja de balance.

2. Acumulaciones

Son los créditos y deudas que has registrado y que aún no terminas de pagar. Puede tratarse de ventas que terminaste, pero todavía no has completado el pago. También pueden ser gastos que hiciste, pero que sigues sin pagar.

3. Activos

Los activos o bienes son todo lo que tu empresa posee, tangible e intangible. Tus activos pueden incluir efectivo, herramientas, propiedades, derechos de autor, patentes y marcas registradas.

4. Velocidad de combustión

La velocidad de combustión se refiere a la velocidad con la que tu empresa gasta dinero. Es un componente crucial cuando estás calculando y gestionando tu flujo de caja.

Para calcular la velocidad de combustión de tu empresa, escoge un periodo determinado de tiempo (un trimestre o un año), sustrae la cantidad de efectivo que tienes al final del periodo a la cantidad de efectivo que tenías al principio. Después divide ese número entre los meses de ese lapso.

5. Capital

El capital se refiere al dinero o efectivo que tienes para invertir o gastar en el desarrollo de tu negocio. Algunos también se refieren a este como capital laboral. De cualquier manera, son los fondos a los que puedes acceder (efectivo en una cuenta de banco, por ejemplo) que no contemplan los activos o pasivos.

6. Costo de bienes vendidos

Los costos de bienes vendidos (COGS, por sus siglas en inglés) se refieren a la cantidad de efectivo que gastas para crear tus productos o servicios.

Los costos de bienes vendidos serán el primer gasto que verás en el estado de ganancias y pérdidas. Es un componente crucial cuando estás calculando el margen bruto. Reducir el COGS te ayudará a aumentar el beneficio sin incrementar el número de ventas.

7. Depreciación

La depreciación se refiere a la disminución del valor de tus activos en un periodo. Es importante para la actividad fiscal, ya que la depreciación de grandes activos de tu empresa puede afectar a la capacidad de generación de dinero. Más adelante te contaremos a detalle sobre gastos y cancelaciones de impuestos.

8. Capital social

El capital social se refiere a la cantidad de dinero que invirtieron los dueños de una empresa. También se consideran otros elementos dentro del capital social, como la energía, tiempo y otros recursos intangibles.

El capital social también puede ser definido como la diferencia entre tus activos y pasivos, es decir, la relación entre lo que te pertenece y lo que debes.

Un negocio con capital social saludable es atractivo para inversores potenciales, prestamistas y compradores. Los inversores y analistas también revisarán el beneficio bruto de explotación calculado antes de la deducibilidad de gastos financieros (EBITDA, por sus siglas en inglés) de tu empresa.

9. Gastos

Los gastos incluyen cualquier compra que hagas con la intención de generar ingresos. Hay cuatro tipos principales de gastos, aunque algunos pueden pertenecer a más de una categoría por sus características particulares.

  • Gastos fijos: son los gastos constantes, como el pago de rentas de un edificio o salarios de empleados. Estos gastos normalmente no se ven afectados por las ventas o tendencias de mercado.
  • Gastos variables: son los gastos que cambian dependiendo del rendimiento de la empresa, la producción, utilidades y el precio de materias primas.
  • Gastos acumulados: son los gastos que se registraron o reportaron en el libro contable, pero que todavía no han sido pagados. Se parecen mucho a las cuentas por pagar, pero hay algunas diferencias.
  • Gastos operativos: son los gastos necesarios para que una empresa genere productos o servicios para su negocio y así pueda obtener ingresos. Algunos gastos operativos pueden ser la nómina, utilidades, costos de producción entre otros.

10. Año fiscal

Un año fiscal es el periodo que una empresa utiliza para sus actividades contables. Las fechas de inicio y fin de tu año fiscal son determinadas por la empresa. Aunque algunos procesos pueden coincidir en el calendario, hay otros que variarán dependiendo del momento en que los contadores preparen los estados financieros.

11. GAAP

Los principios de contabilidad generalmente aceptada, PCGA (o GAAP por sus siglas en inglés), se refieren a las reglas que son aceptadas por un amplio sector para realizar reportes financieros y de contabilidad. El cumplimiento de estos principios es particularmente importante para empresas que cotizan en la bolsa, ya que muchos inversores y prestamistas se basan, y confían, en los reportes  que cumplen con estos principios para tomar decisiones.

12. Pasivos

Los pasivos son todo lo que debe tu empresa a corto o largo plazo. Entre los pasivos puede estar el balance de tu tarjeta de crédito, la nómina de tus empleados, impuestos o préstamos.

13. Beneficio

En términos contables el beneficio es la diferencia que existe entre tus ingresos, el costo de bienes vendidos (COGS) y los gastos, incluidos los gastos operativos, intereses y costos de depreciación.

 

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